Zásady zpracování osobních údajů

Správcem osobních údajů uživatelů AllSeats CRM a návštěvníků allseats.cz je norská společnost CIE AS, reg. č. 818 823 452, se sídlem Bjørøyvegen 332, 5177 Bjørøyhamn, Norsko. Dotazy týkající se ochrany osobních údajů zasílejte na info@allseats.cz.

Údaje, které naši zákazníci vkládají do CRM o svých vlastních zákaznících a kontaktech, zpracováváme jménem zákazníka jako zpracovatel. Správcem těchto údajů je zákazník a platí pro ně Smlouva o zpracování osobních údajů.

• Účet: jméno, e-mailová adresa, zvolený jazyk, role ve firmě a firma, ke které patříte.
• Přihlášení: heslo (uložené v zašifrované podobě jako hash), případné dvoufázové ověření a přístupové klíče (passkeys; ukládáme pouze veřejný klíč), čas přihlášení.
• Používání: kdo vytvořil a upravil záznamy, poznámky a úkoly a kdo nahrál přílohy.
• Technické údaje: IP adresa a informace o prohlížeči v serverových protokolech, které slouží k provozu a zabezpečení.
• Komunikace: e-maily, které vám zasíláme (pozvánky, přihlašovací odkazy, upozornění na úkoly), a zprávy, které nám posíláte.
• Fakturace a platby: název firmy, IČO, DIČ, adresa a e-mail pro zasílání faktur. Platby kartou zpracovává platební brána Stripe; čísla platebních karet sami neukládáme ani k nim nemáme přístup.

Při vyhledávání firem využíváme veřejný registr ARES. Údaje z něj se týkají firem, nikoli vás jako uživatele.

• Poskytování služby, zabezpečení vašeho účtu a přístup k datům vaší firmy – nezbytné pro plnění smlouvy s firmou, pro kterou pracujete (čl. 6 odst. 1 písm. b) a f) GDPR).
• Zasílání upozornění na úkoly a projekty – oprávněný zájem na řádném fungování služby. Upozornění můžete vypnout v části Účet a zabezpečení (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
• Fakturace a účetnictví – plnění právní povinnosti podle norského zákona o účetnictví (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR).
• Zabezpečení, řešení chyb a předcházení zneužití – oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).

Údaje nepoužíváme k reklamě, neprodáváme je a nepoužíváme je k trénování umělé inteligence.

Poskytnutí údajů není zákonnou povinností, bez jména a e-mailové adresy však nemůžeme účet založit. Nepoužíváme automatizované rozhodování ani profilování.

Používáme pouze soubory cookie, které jsou nezbytně nutné k poskytování služby, o kterou jste požádali. Podle § 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích, proto nevyžadují souhlas:

• přihlašovací relace (sb-…-auth-token) – udržuje vás přihlášené,
• cfa_lang – pamatuje si zvolený jazyk,
• cfa_ws – pamatuje si, ve které firmě pracujete.

Nepoužíváme žádné analytické, sledovací ani reklamní soubory cookie.

K provozu služby využíváme tyto subdodavatele (zpracovatele):

• Supabase Inc. – databáze, přihlašování a ukládání souborů. Data jsou uložena ve Frankfurtu (EU).
• Vercel Inc. – provoz webu a aplikace. Serverové funkce běží ve Frankfurtu (EU).
• One.com Group AB (Švédsko) – odesílání e-mailů z adresy noreply@allseats.no. E-maily se zpracovávají v datových centrech v Dánsku (EU).
• Brevo (Sendinblue SAS, Francie) – odesílání e-mailových kampaní a příjem e-mailů zaslaných na CRM adresy firem. Zpracování probíhá v EU.
• Tripletex AS (Norsko) – účetnictví a fakturace společnosti CIE AS. Týká se pouze fakturačních údajů o zákaznických firmách, nikoli dat, která vkládáte do CRM.

Platby kartou zpracovává společnost Stripe Payments Europe, Ltd. (Irsko), která k nim dostává údaje nezbytné pro provedení platby.

Supabase a Vercel jsou americké společnosti. Případné předání mimo EHP je zajištěno standardními smluvními doložkami EU (SCC); Vercel je navíc certifikován v rámci rámce EU–USA pro ochranu osobních údajů (Data Privacy Framework).

Norsko je součástí Evropského hospodářského prostoru a GDPR v něm platí na základě Dohody o EHP. Předávání údajů mezi Norskem a EU proto není předáváním do třetí země.

Jiným osobám údaje nepředáváme, pokud nám to neukládá zákon.

• Údaje o účtu uchováváme po dobu, kdy máte přístup k některé firmě v AllSeats CRM. Když firma ukončí předplatné, data se smažou podle pravidel v obchodních podmínkách.
• Serverové protokoly uchováváme krátce, obvykle méně než 90 dní.
• Účetní doklady, například faktury, uchováváme nejméně pět let od konce účetního období, jak vyžaduje norský zákon o účetnictví (bokføringsloven).

Veškerá komunikace je šifrovaná (HTTPS). Data každé firmy jsou v databázi oddělena od ostatních firem a přístup se řídí oprávněními jednotlivých uživatelů. Svůj účet můžete chránit dvoufázovým ověřením nebo přístupovým klíčem (passkey).

Máte právo na přístup ke svým osobním údajům, na jejich opravu a výmaz, právo vznést námitku proti zpracování a právo na omezení zpracování. Můžete také požádat o poskytnutí svých údajů ve strojově čitelném formátu (právo na přenositelnost). Tato práva vyplývají z obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) a ze zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.

Týká-li se vaše žádost údajů, které o vás do CRM vložil některý z našich zákazníků, předáme ji tomuto zákazníkovi, protože je za tyto údaje odpovědný.

Pište nám na info@allseats.cz. Odpovíme do 30 dní.

Domníváte-li se, že vaše údaje zpracováváme v rozporu s předpisy, můžete podat stížnost u vedoucího dozorového úřadu, kterým je norský Datatilsynet (datatilsynet.no). Subjekty údajů v České republice se mohou obrátit také na Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ), Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz.

Tyto zásady aktualizujeme, kdykoli se zpracování změní. Datum v úvodu uvádí, kdy byly naposledy změněny.