Dokumentace

AllSeats je CRM pro malé a střední firmy. Spojuje zákazníky, kontaktní osoby, obchody, nabídky, úkoly a e-mail na jednom místě, takže celý tým vidí stejný obraz a žádný zákazník nezapadne.

Cena platí za celou firmu, ne za uživatele. Pozvěte tolik kolegů, kolik chcete – cena zůstává stejná.

Jak to do sebe zapadá

• Firmy jsou vaši zákazníci a dodavatelé – s org. č., adresou a oborem z registru ARES.
• Kontakty jsou lidé, buď kontaktní osoby ve firmě (B2B), nebo soukromí zákazníci (B2C).
• Obchody jsou příležitosti, na kterých pracujete, od prvního kontaktu po vyhraný nebo prohraný obchod.
• Nabídky se vytvářejí z obchodu a odesílají se jako PDF s odkazem, přes který je zákazník může přijmout.
• Úkoly jsou to, co je potřeba udělat – s termínem, vlastníkem a upozorněními.
• Projekty seskupují firmy, kontakty, obchody a úkoly, které patří k sobě.

1. 1Přejděte na allseats.cz a klikněte na Vyzkoušet zdarma.
2. 2Zaregistrujte se e-mailem a heslem, nebo přihlašovacím odkazem zaslaným e-mailem.
3. 3Zadejte název firmy nebo org. č. – údaje se načtou z registru ARES.
4. 4Přijměte podmínky a můžete začít.

Prvních 14 dní je zdarma, bez platební karty a s přístupem ke všem funkcím. Po skončení zkušebního období si zvolte předplatné v nabídce Předplatné v menu. Pokud tak neučiníte, můžete svá data ještě 30 dní číst a exportovat.

1. 1Otevřete Tým v menu.
2. 2Zadejte jméno a e-mailovou adresu kolegy, ideálně i telefonní číslo, a zvolte roli.
3. 3Kolega dostane e-mail s odkazem, může si opravit jméno a telefonní číslo a po přihlášení se připojí k firmě.

Jméno a telefon

V CRM se kolegové zobrazují jménem – u úkolů, obchodů, na časové ose a v seznamech – nikoli e-mailovou adresou.

Vlastník a administrátoři mohou měnit jména a telefonní čísla kolegů v sekci Tým → Upravit. Každý uživatel si může změnit své údaje v sekci Účet a zabezpečení. Pokud vaše jméno chybí, AllSeats vás požádá o jeho vyplnění v horní části stránky.

Role

• Vlastník – osoba, která firmu vytvořila. Může vše, včetně správy předplatného. Vlastník je vždy jen jeden.
• Administrátor – může zvát a odebírat uživatele, měnit role, fáze pipeline, vlastní pole a automatizace a exportovat data.
• Vedoucí týmu – jako uživatel, ale v kalendáři vidí schůzky a úkoly celého týmu a rozhoduje, kteří uživatelé je uvidí. Nemá přístup k předplatnému, nastavení ani uživatelům.
• Uživatel – pracuje s firmami, kontakty, obchody, nabídkami, úkoly a projekty. V kalendáři vidí své vlastní schůzky, pokud mu administrátor nebo vedoucí týmu nezpřístupní celý tým v sekci Tým.

Přístup jen k vybraným projektům

Součást tarifu Business. Uživatele lze omezit na jeden nebo více projektů – například smluvního obchodního zástupce nebo partnera. Projekty zvolíte při pozvání, nebo později v sekci Tým. Uživatel pak vidí jen firmy, kontakty, obchody, nabídky, úkoly a e-maily, které patří k těmto projektům, plus to, co sám zadal.

Pokud nezvolíte žádné projekty, uživatel vidí celou firmu. Vlastníci a administrátoři vidí vždy vše.

Více firem

Pokud jste pozváni do více firem, přepínáte mezi nimi v horní části menu. Data jsou zcela oddělená.

AllSeats funguje na počítači, tabletu i telefonu. Přidejte si ho na plochu a bude fungovat jako aplikace – s vlastní ikonou, tlačítky pro volání a SMS u zákazníků a s upozorněními, bez App Store.

• Android: otevřete allseats.cz v Chromu a zvolte „Nainstalovat aplikaci“.
• iPhone: otevřete allseats.cz v Safari, klepněte na Sdílet a „Přidat na plochu“.
• Upozornění zapnete v sekci Účet a zabezpečení.

Mobilní aplikace AllSeats

Mobilní aplikace AllSeats CRM je v App Store pro iPhone a iPad a na Google Play pro Android. Aplikace je zdarma a součástí všech tarifů.

Aplikace má karty Dnes, Kalendář, Kontakty, Obchody a Více a funguje i offline. Přihlaste se stejným účtem jako na allseats.cz. Nové funkce přicházejí automaticky – otevřete aplikaci, aktualizace se stáhne a použije se při dalším spuštění.

• Kalendář: vaše schůzky po týdnech, pod nimi úkoly daného dne. Administrátoři a vedoucí týmu mohou zobrazit celý tým.
• Nahrávky schůzek: nahrajte schůzku přímo z ní, nebo klepněte na mikrofon v Kalendáři a začněte nahrávat hned. Start má 60 minut měsíčně, Business neomezeně.
• Přepis: nahrávka se převede na text – v telefonu, pokud podporuje daný jazyk, jinak na serveru AllSeats (OpenAI). Součástí všech tarifů.
• Shrnutí AI (balíček AI): krátké shrnutí a navržené úkoly s termíny, které vytvoří Claude (Anthropic). Vše zkontrolujete, než se cokoli uloží.
• Skenujte vizitky, volejte a zaznamenávejte hovory, prohlížejte zákazníky v okolí a při příchozím hovoru uvidíte jméno z CRM.
• Přejetím kontaktu nebo firmy v seznamu doleva zobrazíte Upravit a Smazat (kontakty) nebo Archivovat (firmy). Kontakty lze smazat také dole na kartě kontaktu.
• Úkoly, které odškrtnete na stránce Dnes, se po 5 sekundách přesunou do Historie. Opětovným klepnutím na zaškrtnutí před uplynutím této doby akci vrátíte.
• Zvuky a vibrace: aplikace krátce zazní a zavibruje, když odškrtnete úkol, vyhrajete obchod, nahráváte schůzku nebo naskenujete vizitku. Upozornění na přijaté nabídky a odpovědi na sekvence mají vlastní zvuky. Zvuky respektují tichý režim telefonu a nepřeruší vaši hudbu. V sekci Více zapnete nebo vypnete „Zvuky“ a „Vibrace“ a s volbou „Ticho během schůzek“ (ve výchozím stavu zapnutá) jsou aplikace i upozornění tiché, když máte v kalendáři schůzku – vibrace fungují dál. Celodenní události se nepočítají.
• Svůj uživatelský účet smažete v sekci Více → Smazat můj účet. Pokud jste vlastníkem firmy, smaže se zároveň i firma (vše se trvale odstraní po 30 dnech).
• Na tabletech a skládacích telefonech (např. Galaxy Z Fold a Pixel Fold) máte menu vlevo a dva sloupce, pokud je obrazovka dostatečně široká, a aplikaci lze otáčet. Na displeji telefonu zůstává na výšku.

AllSeats je k dispozici v češtině a angličtině. Každý uživatel si jazyk volí dole v menu.

Přidání firmy

Klikněte na Nová firma a napište název nebo org. č. Vyberte firmu z registru ARES a org. č., adresa a obor se vyplní automaticky. Pokud firma v rejstříku není, zadejte údaje sami.

Karta firmy

Karta zobrazuje kontaktní osoby, obchody, nabídky, úkoly, projekty, e-maily a kompletní historii.

Hledání a filtry

Seznam se filtruje během psaní. Hledání odpovídá názvu firmy (musí sedět všechna slova) nebo začátku org. č. Filtrovat můžete také podle vlastníka, místa, projektu a „bez aktivity 60 dní“ a výběr uložit jako pohled – pro sebe, nebo sdílený s týmem.

Seznam firem lze filtrovat také podle oboru. Filtr ukazuje, kolik firem má který obor, a nahoře má pole pro hledání, takže obor najdete napsáním několika písmen. Pokud firmy mají org. č., ale chybí jim obor, klikněte v seznamu na „Načíst obor“ a obor se doplní z registru ARES (až 2000 najednou).

Seznam firem i kontaktů se zobrazuje po stránkách s 20, 30, 40 nebo 50 řádky (volba dole pod seznamem). Jak vybrat všechny výsledky, nejen zobrazenou stránku, popisuje Hromadné změny.

Hlídání registru ARES

Každá firma s org. č. se každou noc kontroluje. Při konkurzu, likvidaci, výmazu, novém názvu, nové adrese nebo novém kódu oboru dostane vlastník upozornění a změna se uloží do historie.

Archivace firmy

Firmu, se kterou už nespolupracujete, archivujete místo smazání: klikněte na Archivovat na kartě firmy, zvolte Archivovat pro více firem v seznamu, nebo v mobilní aplikaci přejeďte firmou doleva. Firma se pak skryje ze seznamu, hledání, výběrů a mapy, ale její kontaktní osoby, obchody, nabídky, faktury a kompletní historie zůstanou zachovány.

Archivované firmy najdete pod „Zobrazit archivované“ v horní části seznamu firem (v aplikaci: Kontakty → Firmy → Archivované), kde je lze obnovit. Pokud archivovanou firmu znovu vyberete z registru ARES, automaticky se opět začne používat.

Smazáním firmy se odstraní i její úkoly, aktivity a soubory. Proto je mazání vyhrazeno vlastníkům a administrátorům na allseats.cz.

Kontakt je osoba. Žádné pole není povinné – první poptávka může být třeba jen post@company.no – kontakt ale musí mít alespoň jméno, e-mail, telefon nebo firmu.

B2B nebo B2C

• B2B: kontaktní osoba patří k firmě. Zvolte ji v poli Firma – hledejte podle názvu nebo org. č., včetně registru ARES, a firma se vytvoří automaticky. Adresa je potřeba jen tehdy, pokud se liší od adresy firmy.
• B2C: soukromý zákazník bez firmy, s vlastní adresou a volitelným souhlasem s marketingem.

Projekty u kontaktu

Projekty kontaktu zvolíte přímo ve formuláři. Firma kontaktu se automaticky přidá do stejných projektů.

Přístup k údajům a výmaz (GDPR)

Pokud se vás někdo zeptá, jaké údaje o něm uchováváte, otevřete kontakt a klikněte na „Stáhnout data (GDPR)“. Získáte soubor se všemi jeho údaji, historií, obchody, nabídkami a úkoly. Pokud požádá o výmaz, smažte kontakt – na allseats.cz nebo v mobilní aplikaci (dole na kartě kontaktu, nebo jím v seznamu přejeďte doleva). Smažou se i úkoly, aktivity a soubory kontaktu, obchody a nabídky však zůstanou zachovány bez kontaktu.

CRM vás upozorní, když přidáváte firmu nebo kontakt, který už pravděpodobně existuje. V sekci Firmy → Možné duplicity vidíte všechny možné duplicity a můžete je sloučit, takže veškerá historie skončí na jednom místě.

V sekci Obchody vidíte všechny otevřené obchody jako karty v jednotlivých fázích. Jak obchod postupuje, přetáhněte kartu do další fáze, a jakmile je rozhodnuto, označte ho jako vyhraný nebo prohraný.

Každý obchod má hodnotu, očekávané datum, vlastníka, firmu, kontaktní osobu a volitelně projekt. Pravděpodobnost se řídí fází a používá se v obchodním trychtýři.

Vlastní fáze a více pipeline

V sekci Nastavení → Fáze pipeline mohou vlastníci a administrátoři přejmenovávat fáze, měnit pravděpodobnosti, přetahovat je do nového pořadí a přidávat či mazat fáze. Pokud prodáváte různými způsoby – například novým zákazníkům, obnovy a partnerům – můžete vytvořit více pipeline, každou s vlastními fázemi (Business – Start má jednu pipeline).

1. 1Otevřete obchod a klikněte na „Vytvořit nabídku“. Zákazník, kontaktní osoba a název se vyplní.
2. 2Přidejte produkty ze seznamu produktů nebo napište vlastní položky. DPH (25, 15, 12 nebo 0 %) a slevy se vypočítají automaticky.
3. 3Klikněte na „Odeslat nabídku“. Zákazník dostane e-mail s nabídkou ve formátu PDF a odkazem, přes který ji může jedním kliknutím přijmout nebo odmítnout.

Vidíte, zda a kolikrát byla nabídka otevřena. Když zákazník odpoví, dostanete e-mail a upozornění a odpověď se zaznamená u obchodu i s komentářem zákazníka. Pokud zákazník řekl ano po telefonu, můžete nabídku označit jako přijatou sami.

Nastavení

• Nabídky → Produkty: seznam produktů s cenami a DPH.
• Nabídky → Nastavení: adresa, bankovní účet, podmínky a počet dní platnosti nabídky.
• Nastavení: vaše logo, které se zobrazuje v menu, v PDF a na stránce, kterou vidí zákazník.

Projekt seskupuje firmy, kontakty, obchody a úkoly, které patří k sobě – kampaň, produkt, zákaznický segment nebo samostatnou oblast podnikání. Každý projekt má barvu a může mít projektového manažera.

Seznamy ukazují, ke kterým projektům jednotlivé firmy a kontakty patří, a můžete filtrovat podle projektu. Projekty slouží také k omezení přístupu vybraných uživatelů (viz Pozvání kolegů a role).

Úkol má název, termín, jednoho vlastníka a volitelně více lidí, kteří na něm pracují. Může být otevřený, rozpracovaný nebo hotový a můžete k němu přidávat poznámky a přikládat soubory. Úkoly lze propojit s firmou, kontaktem, obchodem a projektem.

Administrátoři vidí všechny úkoly; ostatní vidí své vlastní a ty, na kterých se podílejí. V telefonu úkol odškrtnete přejetím doprava.

Schůzky

Zvolte u úkolu Typ → Schůzka a vznikne schůzka s datem, časem od–do a místem (adresa nebo odkaz na Teams). Schůzky se zobrazují s 📅 v seznamech úkolů a nahoře v kalendáři v mobilní aplikaci, kde lze schůzku i nahrát.

Schůzky rezervované přes rezervační odkaz se automaticky stávají schůzkami. S balíčkem AI se schůzky domluvené v nahrávce uloží jako schůzky ve správném čase.

Propojení úkolu s firmou a kontaktem

Když vytváříte úkol v sekci Úkoly nebo otevřete existující, můžete zvolit firmu a kontakt. Jakmile je firma zvolena, pole kontaktu nabízí jen kontakty této firmy. Pokud zvolíte jen kontakt, úkol se propojí i s firmou kontaktu.

Úkol se pak zobrazí také v sekci Úkoly na stránce firmy a kontaktu.

Přílohy

Můžete přikládat soubory do 25 MB: PDF, obrázky (JPG, PNG, WebP, GIF, HEIC), Word, Excel, PowerPoint, OpenDocument, TXT, CSV a ZIP. Jiné typy souborů, například programy, nahrát nelze.

PDF a obrázky se otevírají v prohlížeči. Ostatní soubory se vždy stáhnou. Přílohy úkolu mohou otevřít jen lidé s přístupem k danému úkolu.

Úkoly ve vašem kalendáři

V sekci Účet a zabezpečení → Kalendář vytvořte osobní odkaz a přidejte ho do Google Kalendáře, Outlooku nebo iPhonu. Vaše úkoly s termínem se pak zobrazí ve vašem kalendáři a automaticky se aktualizují.

Odesílání e-mailů z CRM

Klikněte na „Odeslat e-mail“ u kontaktu, firmy nebo obchodu. Můžete zvolit šablonu – jméno a firma se vyplní automaticky. E-mail se uloží do historie a odpověď zákazníka přijde do vaší vlastní schránky. Šablony se vytvářejí v sekci Nastavení → Šablony e-mailů.

Ukládání e-mailů pomocí skryté kopie (Bcc)

Vaše firma dostane vlastní adresu CRM končící na @inn.allseats.no – najdete ji v sekci E-mail. Přidejte ji jako Bcc, když píšete zákazníkovi, nebo na ni přepošlete přijaté e-maily. Funguje to z Outlooku, Gmailu i z telefonu.

Pokud máte uloženou starší adresu CRM končící na @allseats.no (bez „inn“), nahraďte ji novou ve svých kontaktech, přeposílání a pravidlech pošty.

E-mail se uloží ke kontaktu se stejnou e-mailovou adresou nebo k firmě se stejnou doménou a označí se projekty kontaktu. Pokud se shoda nenajde, čeká v seznamu, dokud kontakt nevytvoříte.

Na časové ose se e-maily zobrazují sbalené na předmět – kliknutím je zobrazíte celé.

Připojení Outlooku / Microsoft 365

Součást tarifu Business, k tarifu Start jako doplněk (229 Kč/měsíc). V sekci Účet a zabezpečení můžete připojit svůj e-mail a kalendář (jen pro čtení). E-maily, které si vyměňujete s kontakty v CRM, se pak automaticky přidávají do jejich historie. Jiné e-maily se nečtou. Můžete také přidat sdílené schránky a propojit schránku s projektem.

Gmail a Google Workspace

Gmail umí posílat kopii veškeré příchozí pošty na adresu CRM. Ukládají se jen e-maily od kontaktů a firem, které v CRM existují – ostatní se ignorují. Pro e-maily, které odesíláte sami, použijte Bcc.

1. 1V Gmailu na počítači: ozubené kolo → Zobrazit všechna nastavení → Přeposílání a POP/IMAP → „Přidat adresu pro přeposílání“ a vložte adresu CRM.
2. 2Ověřovací kód od Googlu se v AllSeats zobrazí v sekci E-mail → „Čeká na kontakt“. Zadejte ho v Gmailu.
3. 3Zvolte „Přeposílat kopii příchozích zpráv na“ adresu CRM, ponechte kopii Gmailu v Doručené poště a uložte.

V sekci Nastavení → Webové formuláře vytvoříte kontaktní formulář a vložíte kód na svůj web (WordPress, Wix, Squarespace a další), nebo necháte svůj vlastní formulář odesílat do AllSeats.

Každá poptávka se stane kontaktem, obchodem a úkolem k dalšímu kroku a vlastník dostane upozornění na telefon a e-mailem.

V sekci E-mail → Kampaně mohou vlastníci a administrátoři posílat stejný e-mail mnoha kontaktům – například newsletter všem zákazníkům v projektu.

1. 1Klikněte na „Nová kampaň“ a napište předmět a text. {first_name}, {last_name}, {name} a {company} se vyplní pro každého příjemce.
2. 2Zvolte příjemce: typ (B2B/B2C), projekt a vlastníka. Počet se ihned aktualizuje.
3. 3Pošlete si testovací e-mail a pak klikněte na „Odeslat kampaň“.

Soukromí zákazníci dostávají kampaně jen tehdy, pokud souhlasili s marketingem. Kontakty, které se odhlásily, a firmy, které jsou vymazané nebo v konkurzu, se přeskočí. Každý e-mail obsahuje název a adresu vaší firmy a odkaz pro odhlášení. Odpovědi chodí tomu, kdo kampaň vytvořil.

Vidíte, kolik lidí e-mail obdrželo, otevřelo a odhlásilo se, a rozesílka se uloží do historie každého kontaktu. Start zahrnuje 500 e-mailů z kampaní měsíčně a Business 5 000.

V části Sekvence vytvoříte pevné postupy navazující komunikace, např. „e-mail hned → počkat 3 dny → další e-mail → počkat 2 dny → úkol: zavolat“. Sekvence jsou součástí tarifu Business (a zkušební doby).

1. 1Klikněte na „Nová sekvence“, pojmenujte ji a přidejte kroky: e-mail (předmět a text s {fornavn}, {firma}/{bedrift}, {mitt_navn} atd.), čekání (počet dní, případně jen pracovní dny) a úkol (dostane ho ten, kdo kontakt přidal).
2. 2Zvolte, zda se e-maily mají posílat jen v pracovní dny v pracovní době (středoevropský čas).
3. 3Kontakty přidáte na stránce kontaktu (karta Sekvence) nebo označte více kontaktů v seznamu a zvolte „Přidat do sekvence“. Kontakty bez e-mailu, odhlášené a ty, které už v sekvenci jsou, se přeskočí.
4. 4Kontakty můžete přidat i přímo na stránce sekvence v části „Přidat kontakty“: hledejte podle jména, e-mailu nebo firmy a použijte stejné filtry jako v seznamu kontaktů (projekt, vlastník, místo, obor atd.). Označte kontakty a klikněte na „Přidat vybrané“, nebo na „Přidat všechny výsledky“ pro všechny, kdo odpovídají (až 1000 najednou). Zobrazují se jen kontakty s e-mailem a ty, které už v sekvenci jsou, se skryjí – zaškrtnutím „Zobrazit i kontakty, které už v sekvenci jsou“ uvidíte všechny.

E-maily se odesílají z vašeho Outlooku / Microsoft 365, pokud je připojen v Účet a zabezpečení, jinak z AllSeats s odpovědí na vaši e-mailovou adresu. Každý e-mail se uloží do historie kontaktu.

V poli „Odesílat z“ můžete místo toho zvolit sdílenou schránku (např. info@), kterou máte připojenou v Účet a zabezpečení se zapnutým záznamem e-mailů. Vyžaduje to oprávnění „Odeslat jako“ (Send As) ke schránce v Microsoft 365 (uděluje správce Microsoft 365) a jednou znovu připojit Outlook. Odpovědi do sdílené schránky sekvenci zastaví. Platí jen pro odesílání přes Outlook; bez oprávnění e-mail selže s vysvětlením, místo aby odešel z vaší vlastní schránky.

V poli „Max. e-mailů za den“ zvolíte, kolik e-mailů sekvence odešle za den (10, 20, 30, 40 nebo 50; výchozí 50). Počítají se všechny e-mailové kroky dohromady, první e-maily i follow-upy, protože každý e-mail ovlivňuje pověst schránky. Když přidáte hodně kontaktů najednou, e-maily se rozloží do dalších pracovních dnů a nejdřív jdou ty, které čekají nejdéle. E-maily neodcházejí všechny najednou: každá sekvence pošle nejvýš dvanáctinu limitu každých pět minut (5 při 50 za den), takže celý den odejde zhruba za hodinu. Pro spamové filtry to vypadá přirozeněji. Úkoly se neomezují. Stránka sekvence ukazuje, kolik se dnes odeslalo.

E-mailový krok může mít až tři přílohy (PDF, Word, Excel, PowerPoint, PNG nebo JPG, dohromady max. 3 MB) přes „+ Přiložit soubor“. Soubory se posílají s každým e-mailem a historie ukazuje, které soubory byly přiloženy. V prvním e-mailu novým kontaktům je často lepší odkaz, protože přílohy od neznámých odesílatelů častěji končí ve spamu.

Sekvence se sama zastaví, když kontakt odpoví (odpověď se musí dostat do CRM přes synchronizaci Outlooku/Gmailu, skrytou kopii nebo přeposlání) nebo se odhlásí. Kontakt můžete také pozastavit nebo zastavit na stránce kontaktu či sekvence, kde vidíte počty přidaných, aktivních, dokončených, odpověděvších a zastavených.

Když kontakt odpoví, ten, kdo kontakt přidal, dostane úkol „Odpověď – kontakt, firma“ s termínem dnes, push notifikaci a – pokud má zapnutá e-mailová upozornění v Účet a zabezpečení – e-mail.

Pokud se e-mail ze sekvence vrátí, protože adresa neexistuje (zpráva „Undeliverable“ / „Nedoručitelné“ ve schránce, ze které posíláte), kontakt se zastaví ve všech sekvencích a na kartě kontaktu i v sekvenci dostane označení „E-mail nedoručen“. Takové kontakty se do sekvencí nepřidají, dokud se e-mailová adresa nezmění. Zachytává se to přes synchronizaci Outlooku se zapnutým záznamem e-mailů; e-maily odeslané přes AllSeats (bez Outlooku) zatím pokryté nejsou.

Tlačítko „Poslat test mně“ u e-mailového kroku odešle krok na váš vlastní e-mail s [TEST] v předmětu, s přílohami a proměnnými vyplněnými z kontaktu v sekvenci (nebo z kontaktu, který zvolíte). Neuložené změny se zahrnou. Max. 10 testů za hodinu; test se nepočítá do denního limitu.

V části „Kontakty v sekvenci“ můžete filtrovat podle stavu, oboru a jména/e-mailu, označit kontakty (nebo všechny výsledky) a zvolit „Odebrat ze sekvence“. Kontakty, které ještě nedostaly žádný e-mail, se odeberou úplně; ty, které už e-mail dostaly, se zastaví, aby zůstala historie.

Sdílejte odkaz, přes který si zákazníci sami vyberou volný termín schůzky s vámi. V sekci Účet a zabezpečení → Rezervační odkaz zvolíte adresu, název schůzky, místo nebo odkaz na video, délku, dny a hodiny, pauzu mezi schůzkami, minimální předstih a jak daleko dopředu lze rezervovat.

Ze schůzky se stane váš úkol a ze zákazníka kontakt. S Outlookem nebo Google Kalendářem připojeným v sekci Účet a zabezpečení se obsazené časy ve vašem kalendáři nenabízejí.

Upozornění e-mailem a na telefon dostanete, když:

• dostanete úkol nebo projekt, nebo jste přidáni k úkolu
• někdo napíše poznámku k úkolu, na kterém se podílíte
• zákazník odpoví na nabídku, kterou jste poslali
• přijde poptávka z webového formuláře
• se změní stav zákazníka v registru ARES

Ve všední dny v 7 hodin ráno dostanete krátký souhrn dnešních a zpožděných úkolů, obchodů bez aktivity a odpovědí na nabídky – jen tehdy, když je co řešit. Upozornění a souhrn vypnete v sekci Účet a zabezpečení.

Zvuky v prohlížeči: AllSeats krátce zazní, když odškrtnete úkol nebo vyhrajete obchod, a – se zapnutými oznámeními – když je přijata nabídka nebo přijde odpověď na sekvenci, dokud je AllSeats otevřený. V sekci Účet a zabezpečení zapnete nebo vypnete „Zvuky“ a „Ticho během schůzek“ pro tento prohlížeč (obojí je ve výchozím stavu zapnuté). S „Tichem během schůzek“ je ticho, když máte v kalendáři schůzku; celodenní události se nepočítají.

Vlastní úvodní stránka

Klikněte na „Přizpůsobit“ na stránce Dnes. Přetáhněte widgety do požadovaného pořadí, nastavte je jako široké nebo úzké, skryjte je a přidejte další – například klíčové ukazatele, obchodní trychtýř, vyhrané tento měsíc, poslední aktivitu a nabídky.

Vlastní menu

Každý uživatel si může změnit pořadí položek v menu a skrýt to, co nepoužívá. V telefonu se z prvních čtyř položek stanou karty v dolní části obrazovky.

Hledání a zkratky

Pole pro hledání nahoře (/, nebo ⌘K na Macu a Ctrl+K ve Windows) najde firmy, kontakty, obchody, nabídky a úkoly podle názvu, e-mailu, telefonu, org. č. nebo titulku. Na PC nebo Macu stiskněte ? a uvidíte všechny zkratky – například N pro něco nového a G S pro Obchody.

V sekci Účet a zabezpečení → Vzhled zvolte světlý, tmavý nebo automatický režim. Smazali jste něco omylem? Klikněte na „Zpět“ v dolní části obrazovky – nebo ⌘Z / Ctrl+Z.

Zkratky a myš na PC a Macu

Na Macu používáte ⌘, ve Windows Ctrl.

• N otevře „Nový“ přímo v seznamu, kde jste (firmy, kontakty, obchody nebo úkoly) – jinde se zobrazí menu Přidat. / přejde do hledání, ? ukáže všechny zkratky a Esc zavře okna a menu.
• ⌘ / Ctrl + Enter uloží formulář, ve kterém jste – například úkol, poznámku nebo e-mail k odeslání.
• ⌘ / Ctrl + Z vrátí poslední smazání, dokud je zobrazeno „Zpět“.
• V seznamech firem a kontaktů: J a K (nebo šipky nahoru a dolů) přesouvají mezi řádky, Enter otevírá, X vybere řádek a E upravuje. Shift + kliknutí na zaškrtávací políčka vybere všechny řádky mezi dvěma kliknutími.
• Kliknutím pravým tlačítkem na řádek (nebo podržením na tabletu) otevřete menu s možnostmi Otevřít, Otevřít v nové kartě, Upravit, Vybrat, Archivovat nebo Smazat.
• Přetáhněte soubory z Finderu nebo Průzkumníka souborů přímo na firmu, kontakt, obchod nebo úkol a přiložte je, nebo vložte snímek obrazovky pomocí ⌘V / Ctrl+V.
• Ikona kopírování u e-mailu, telefonu a org. č. u firem a kontaktů zkopíruje hodnotu jedním kliknutím. Telefonní čísla a e-mailové adresy jsou odkazy, které zavolají nebo otevřou e-mail.
• Pokud jste si AllSeats nainstalovali jako aplikaci (Chrome nebo Edge), ikona ukazuje, kolik vašich úkolů je po termínu. Kliknutím pravým tlačítkem na ikonu získáte zkratky jako Nový úkol, Nový kontakt a Hledat.

V sekci Nastavení → Vlastní pole mohou vlastníci a administrátoři přidávat pole k firmám, kontaktům a obchodům – například „Typ zákazníka“, „Model auta“ nebo „Zdroj“. Pole mohou být text, číslo, datum, rozbalovací seznam, ano/ne nebo odkaz a zobrazují se ve formulářích, na kartě a v exportech.

Automatizace je součástí tarifu Business. V sekci Nastavení → Automatizace vytváříte pravidla jako „když se obchod přesune do fáze Nabídka odeslána, vytvoř úkol ‚Sledovat nabídku‘ s termínem za 3 dny“. Úkol se přiřadí vlastníkovi obchodu.

V sekci Reporty vidíte vyhrané a prohrané obchody, míru úspěšnosti, průměrnou velikost obchodu, prodejní cyklus, otevřené obchody podle fází, vyhrané po měsících a aktivitu jednotlivých členů týmu. Zvolte období a osobu a stáhněte obchody do Excelu.

Obchodní cíle a prognóza jsou součástí tarifu Business. V sekci Reporty → Prognóza a cíle vidíte pro tento a dva následující měsíce (nebo čtvrtletí), kolik je vyhráno, váženou pipeline a nejlepší případ – ve srovnání s cílem.

Jak se prognóza počítá

• Vyhráno: obchody přesunuté do vyhrané fáze v daném období.
• Vážená pipeline: otevřené obchody s očekávaným uzavřením v období, hodnota × pravděpodobnost fáze.
• Nejlepší případ: vyhráno plus všechny otevřené obchody s očekávaným uzavřením v období.
• Obchody bez data očekávaného uzavření nejsou zahrnuty – najdete je v seznamu „Chybí očekávané uzavření“, abyste mohli datum doplnit.

Nastavení cílů

1. 1Vlastníci a administrátoři kliknou na stránce Prognóza a cíle na Nastavit cíle.
2. 2Zvolte měsíc nebo čtvrtletí.
3. 3Zadejte cíl vyhraného obratu a případně počtu vyhraných obchodů pro celou firmu i pro každého obchodníka.

Widget „Cíl tohoto měsíce“ na úvodní stránce ukazuje plnění za firmu i váš vlastní cíl. Uživatelé omezení na projekty vidí jen čísla za obchody, ke kterým mají přístup.

Import stávajících zákazníků

1. 1Přejděte do sekce Firmy nebo Kontakty a klikněte na Import.
2. 2Nahrajte soubor Excel (.xlsx) nebo CSV se záhlavím v prvním řádku. Šablonu s návodem si můžete stáhnout na stránce importu.
3. 3Přiřaďte sloupce k polím v CRM a spusťte import.

Firmy, které neexistují, se vytvoří automaticky, a kontakty s e-mailem, který už existuje, se přeskočí. Chcete, abychom to udělali za vás? Pošlete soubor na info@allseats.cz – naimportujeme ho za 349 Kč bez DPH.

Pokud má soubor sloupec s oborem (např. „Obor“ nebo „NACE“), naimportuje se také. Nové firmy s org. č. bez oboru dostanou obor z registru ARES.

Export

Vlastníci a administrátoři si mohou kdykoli stáhnout firmy a kontakty jako soubory CSV v sekci Nastavení. Reporty lze stáhnout do Excelu.

Přes API mohou Zapier, Make a vaše vlastní systémy číst a měnit firmy, kontakty, obchody a úkoly a webhooky jim dají vědět, když se něco stane. API a webhooky jsou součástí tarifu Business (a zkušebního období). Vlastník a administrátoři je nastaví v Nastavení → API a webhooky.

Ověření

V Nastavení → API a webhooky vytvořte API klíč. Klíč se zobrazí jen jednou – uložte si ho na bezpečné místo. Posílejte ho v hlavičce Authorization: Bearer <klíč> v každém požadavku. Klíč dává přístup k celé firmě v AllSeats a lze ho kdykoli zneplatnit.

Limit je 120 požadavků za minutu na klíč (po dosažení stav 429). Bez tarifu Business odpovídá API stavem 403.

Endpointy

• GET /api/v1/me – firma, pipeline s id fází, uživatelé a vlastní pole (hodí se k otestování klíče).
• GET /api/v1/companies, /contacts, /deals, /tasks – seznam. Parametry: updated_since (čas ISO), limit (1–200, výchozí 50), cursor (z next_cursor v předchozí odpovědi); firmy a kontakty lze filtrovat podle email, firmy podle org_number (IČO), ostatní podle company_id.
• GET /api/v1/{typ}/{id} – jeden záznam.
• POST /api/v1/{typ} – vytvoření. PATCH /api/v1/{typ}/{id} – změní jen pole, která pošlete.
• Firma: name (povinné), org_number, vat_id, address, postal_code, city, website, email, phone, notes, owner_email, archived, custom.
• Kontakt: first_name, last_name, email, phone, title, company_id, address, postal_code, city, kind (b2b/b2c), marketing_consent, notes, owner_email, custom.
• Obchod: title (povinné), value, stage_id (bez něj se obchod zařadí do první fáze), company_id, contact_id, owner_email, expected_close (RRRR-MM-DD), lost_reason, custom. Odpověď obsahuje status: open, won nebo lost.
• Úkol: title (povinné), description, kind (task/meeting), due_at, ends_at, location, done, assignee_email, company_id, contact_id, deal_id.
• custom je objekt, jehož klíčem je id vlastního pole (z /me). Odpovědi jsou JSON: {"data": …}; chyby jsou {"error": {"code", "message", "field"}} se stavem 400, 401, 403, 404, 409, 422 nebo 429.

Příklad

# List companies changed since 1 October (max 50 per page)
curl "https://allseats.cz/api/v1/companies?updated_since=2026-10-01T00:00:00Z&limit=50" \
  -H "Authorization: Bearer alls_xxxxxxxx_…"

# Create a deal (the stage ids are listed by GET https://allseats.cz/api/v1/me)
curl -X POST "https://allseats.cz/api/v1/deals" \
  -H "Authorization: Bearer alls_xxxxxxxx_…" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{"title": "Website redesign", "value": 45000, "company_id": "…", "stage_id": "…"}'

# Mark a deal as won: move it to a stage marked as won
curl -X PATCH "https://allseats.cz/api/v1/deals/<id>" \
  -H "Authorization: Bearer alls_xxxxxxxx_…" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{"stage_id": "<won stage id>"}'

Webhooky

Zadejte adresu https a vyberte události: company.created, company.updated, contact.created, contact.updated, deal.created, deal.updated, deal.won, deal.lost a task.completed. AllSeats pošle do minuty POST s JSON. Odpovězte stavem 2xx; jinak se doručení opakuje po 1 min, 5 min, 30 min, 2 h a 6 h. Po 15 chybách po sobě se webhook vypne a stránka nastavení to ukáže. Tlačítko „Poslat test“ pošle událost ping.

Každý požadavek má hlavičky X-AllSeats-Event, X-AllSeats-Delivery a X-AllSeats-Signature: t=<unixový čas>,v1=<HMAC-SHA256 z „<t>.<surové tělo>“ s podpisovým klíčem, hex>. Ověřte podpis a že čas není starší než pár minut. Stejná událost může přijít víckrát – podle id duplicity ignorujte.

{
  "id": "5f0c…",            // delivery id (also in X-AllSeats-Delivery)
  "event": "deal.won",
  "created_at": "2026-10-23T09:15:02Z",
  "workspace_id": "…",
  "data": { "id": "…", "title": "Website redesign", "value": 45000, "status": "won", … }
}

// Node.js: verify X-AllSeats-Signature ("t=<unix time>,v1=<hex>")
const crypto = require("node:crypto");
function verify(secret, rawBody, header) {
  const parts = Object.fromEntries(header.split(",").map((p) => p.split("=")));
  if (Math.abs(Date.now() / 1000 - Number(parts.t)) > 300) return false; // older than 5 min
  const expected = crypto.createHmac("sha256", secret).update(`${parts.t}.${rawBody}`).digest("hex");
  return crypto.timingSafeEqual(Buffer.from(expected), Buffer.from(parts.v1));
}

Použití se Zapierem / Make

1. 1Když se něco stane v AllSeats: vytvořte Zap s „Webhooks by Zapier → Catch Hook“ (nebo scénář „Custom webhook“ v Make) a zkopírujte adresu, kterou dostanete.
2. 2Adresu přidejte jako webhook v Nastavení → API a webhooky, vyberte události a klikněte na Poslat test – Zapier/Make teď vidí pole.
3. 3Pro zápis do AllSeats: použijte „Webhooks by Zapier → Custom Request“ (nebo HTTP modul „Make a request“ v Make) s adresou z Endpointů, metodou POST nebo PATCH, hlavičkou Authorization: Bearer <klíč> a Content-Type: application/json.
4. 4Tip: kontakt nejdřív vyhledejte přes GET /api/v1/contacts?email=…, ať nevznikají duplicity.

Zaškrtněte řádky v seznamu firem nebo kontaktů (nebo všechny políčkem nahoře) a zvolte akci v liště, která se objeví: přidat do projektu nebo z něj odebrat, nastavit vlastníka, archivovat nebo obnovit firmy, nebo smazat. Firmy mohou mazat jen vlastníci a administrátoři.

Seznamy firem a kontaktů se zobrazují po stránkách. Dole zvolíte 20, 30, 40 nebo 50 řádků na stránku – volba se zapamatuje. Políčko nahoře vybere řádky na zobrazené stránce; je-li výsledků víc, klikněte na „Vybrat všech … odpovídajících filtru“ a akce se použije na všechny firmy nebo kontakty, které odpovídají hledání a filtrům (najednou nejvýše 5000).

• Přihlaste se e-mailem a heslem, jednorázovým odkazem zaslaným e-mailem nebo přístupovým klíčem (Windows Hello, Face ID, Touch ID nebo otisk prstu).
• Dvoufázové ověření pomocí ověřovací aplikace zapnete v sekci Účet a zabezpečení. Přístupový klíč se už sám počítá jako dvě fáze.
• Hesla známá z úniků dat se odmítají, takže nikdo nemůže použít heslo, které už koluje venku.
• Data jsou uložena v EU (Frankfurt) a každá firma je v databázi oddělená od ostatních. Testujeme, že uživatel jedné firmy nemůže číst, měnit, mazat ani přidávat data jiné firmy.
• Přílohy lze nahrávat jen v běžných formátech dokumentů a obrázků a otevřít je mohou jen lidé s přístupem k danému úkolu.
• Vaše data nepoužíváme k reklamě, neprodáváme je a nepoužíváme je k trénování umělé inteligence.
• Smlouva o zpracování osobních údajů je součástí podmínek a platí automaticky (čl. 28 GDPR).

• Start – 590 Kč/měsíc: neomezený počet uživatelů, až 2 000 firem a kontaktů, jedna obchodní pipeline. Doplněk: synchronizace s Outlookem / Microsoft 365 (229 Kč/měsíc). Nahrávky schůzek v mobilní aplikaci: 60 minut měsíčně; kterýkoli uživatel může požádat o dalších 60 minut (119 Kč bez DPH), které schválí vlastník nebo administrátor v sekci Předplatné. Minuty navíc platí do konce měsíce. Nahrávky se přepisují bez příplatku.
• Business – 2 290 Kč/měsíc: vše z tarifu Start, až 25 000 firem a kontaktů, synchronizace s Outlookem v ceně, více pipeline, automatizace a uživatelé, kteří vidí jen své projekty. Neomezené nahrávky schůzek s přepisem.
• Balíček AI – 590 Kč/měsíc pro Start i Business: shrnutí nahrávek schůzek s navrženými úkoly a postupně další funkce AI. Pilotní sleva se na balíček AI nevztahuje.
• Bezplatné zkušební období (14 dní) zahrnuje vše z tarifu Business, včetně balíčku AI.
• Enterprise – od 5 790 Kč/měsíc: vše z tarifu Business, neomezený počet firem a kontaktů, balíček AI v ceně, import a nastavení provedeme my, prioritní e-mailová podpora a smlouva i fakturace na míru. Cena a podmínky se domlouvají e-mailem – pošlete poptávku na allseats.cz/enterprise.
• Při roční platbě máte 2 měsíce zdarma. Všechny ceny jsou bez DPH.

Do limitu se počítají jen firmy a kontakty. Potřebujete víc? Dokupte balíčky kontaktů navíc (Start: +2 000 za 119 Kč/měsíc, Business: +25 000 za 590 Kč/měsíc).

Předplatné zvolíte a změníte v sekci Předplatné v menu, platit můžete fakturou nebo kartou. Pro zrušení napište na info@allseats.cz. Po zrušení můžete svá data ještě 30 dní číst a exportovat.

Vlastník může také smazat celou firmu v sekci Nastavení → Smazat firmu. CRM se okamžitě uzavře, předplatné se neobnoví a vše se trvale odstraní po 30 dnech. Do té doby může vlastník stáhnout kontakty a firmy, nebo smazání zrušit. Každý uživatel může smazat svůj vlastní uživatelský účet v sekci Účet a zabezpečení, nebo v mobilní aplikaci v sekci Více → Smazat můj účet.